【環境構築】Zoomの導入から基本操作・設定方法を解説

はじめに

Zoomとは、「Zoomビデオコミュニケーションズ」社が開発・提供するWeb会議ツールで、
NRI（野村総合研究所）が2021年に実施した調査では、日本でオンライン会議ソフトとしての利用率が最も高いのが「Zoom」（78.4％）である事が判明した。
多数の企業も導入しており、あらゆる業務やイベントがオンラインで稼働可能となった今、Zoomは必要不可欠な存在であるといえる。

ちなみに、Zoomには「無料/有料」プランがあるが、無料プランでも基礎機能は問題なく使える為、用途に合わせてプランを選ぶ事を勧める。

おすすめポイント

Microsoft TeamsやGoogle Meetなど、数あるWeb会議ツールの中で、Zoomのおすすめポイントを3つ紹介。

大規模会議が可能

無料プランでは最大100人で、40分までの会議が可能であり、
有料プランの一部では最大300名までで、最大30時間の会議が可能である。
※参加者が無料プランでも、会議主催者(ホスト)が有料プランであれば、最大30時間の会議参加が可能。

アカウント登録なしで利用できる

通常のオンライン会議ツールは、会議の主催者と参加者の両社が、アカウント登録を行う必要が多いが、Zoomではアカウント登録必要なのは主催者のみで、参加者はアカウント登録をする必要がない。主催者から送られてきたURLにアクセスするだけで、簡単に会議に参加できる手軽さがZoomのメリットの一つと言える。

機能が充実している

Zoomは、Web会議ツールの中でも特に機能が充実しているツールで、バーチャル背景の設定や画面共有、参加しているユーザー間をグループ分けする機能などもある。
また、Slack やGoogleカレンダーなどの別アプリと連携して使用することも可能。

Zoomの導入方法

導入する前に必要な物

1.　カメラ・マイク使用可能なデバイス、もしくはモバイル
2.　アカウント作成用のメールアドレスとパスワード

・PCでZoomを利用する場合、アプリ版とブラウザ版の2パターンある。
アプリ版はインストールする必要があるが、一度設定すればワンクリックで起動し安定した利用が出来る為、今回は「アプリ版 + 無料プラン」で使用できる機能や設定を紹介。

導入手順

Zoom公式サイトにてアカウント作成

1. 画面右上の「無料でサインアップ」をクリック、生年月日やメールアドレスなどの項目を入力。

2. 確認画面で内容に問題なければ「サインアップ」をクリック。（メールが届く。）
　次の画面では「パスコード」の入力を求められる為、受信したメールに記載されているパスコードを入力して「検証」をクリック。

3. 次の画面では「名前」と次回ログイン時に使用する自分用の「パスワード」を入力。
（ここで入力した名前は会議中に表示されるが、後から変更する事も可能。）

公式サイトよりアプリをダウンロード

1. ダウンロードセンターより「ダウンロード (64-bit)」をクリック。

2. ダウンロードが完了したら、Zoomアプリを起動し、必要項目を入力してサインアップ。
　 以下のような4つのアイコンが表示されれば、アプリの準備は完了。

操作や設定方法

はじめに

・実際の会議に参加する前に「テストミーティング」を実施しよう。
　事前にカメラとマイクのテスト・設定を行うことで、大事な会議で「こちらの声が届いていない」「相手の声が聞こえない」「画面が映らない」などのトラブルを回避する。

1. Zoomテストミーティングにアクセスし、「参加」をクリック。
　※確認画面が出る場合は、「Zoom Meetingを開く」を選択。アプリに自動で切り替わる。

2. テストミーティングが始まり、「自分が映っているか」「スピーカーから音は聞こえているか」「マイクは動作しているか」などの質問が順番に出てくるので、はい／いいえで回答。
　指示に従い、チェックが完了したら画面右下にある「終了」をクリック。
（問題が無ければ「はい」を、問題があれば「いいえ」を選択し、別のカメラやマイクで再度テストを行う。）

※ 設定を行わずに会議に参加した場合、「カメラ・マイク」は基本「OFF」の状態となるが、
それぞれのアイコンをクリックすれば「ＯＮ」の状態へ切り替わる。
（自分以外が発言している場合は、雑音が入らないよう自分の音声はOFFにする等、場面に応じて使用する。）

スピーカーやマイクの設定方法

・スピーカーとマイクの設定はホーム画面の右上にある自分のアイコンから「設定」を開く。
「オーディオ」を選択し、それぞれの出力・入力音量がミュートになっていないか、ボリュームなどを確認・調整する。
（正常に動いている場合、声を出してみるとマイクの「入力レベルバー」が緑色になる。）

基本的な操作方法

ミーティングに招待する方法

1. アプリのホームより、「新規ミーティング」アイコンをクリック。
2. 画面下の「参加者」アイコンを選択すると、右側に参加者リストが表示され、その下に「招待」の項目が追加される。
3. 「招待」を選択すると、「参加者をミーティングに招待」画面が表示される。
4. 11ケタのミーティングIDとミーティングパスコードは、会議に参加する際に入力を求められる物なので、必ず参加者へ共有する。
5. 「招待リンクをコピー（URL）」をクリックし、メールに添付すれば、簡単にWeb会議へ招待することができる。

招待されたミーティングに参加する方法

1. アプリのホームより、「参加」アイコンを選択。
   ※URLが添付されていれば、そこから飛ぶ事も可能。
2. 主催者の「ミーティングID(11桁)」と自分の「名前」を入力し、参加をクリック。
3. 主催者の「パスコード」を入力し、参加するをクリックすれば、参加完了。

会議で共有したい資料を、画面共有する方法

1. ミーティングに参加。
2. 画面下の中央、「共有」アイコンをクリック。
3. 「画面全体」か、「アプリケーションウィンドウ」から指定のウィンドウを選択し、「共有」をクリック。
   ※画面全体は、PC上の操作全てが共有されるが、アプリケーションウィンドは、指定したウィンドウのみを共有する仕様となっている為、場面に応じて使い分けよう。
   　

自宅や出先でも安心！背景を加工する方法

1. ミーティングに参加
2. 「ビデオ」アイコンの右横矢印をクリック。
3. 「背景とエフェクトを調整する」をクリックし、バーチャル背景より背景画像をクリックすれば、背景の加工は完了。

まとめ

・Zoomは非常に使いやすいオンライン会議ツールで、簡単な操作でミーティングを開催・参加が可能となっている。
　また、名前の変更やバーチャル背景の設定、画面共有など、便利な機能も豊富なので、この記事を参考に、Zoomを活用してスムーズなコミュニケーションと業務効率を目指してほしい。

　最後までお読みいただきありがとうございました。